Digitale Betriebsanleitung nach Maschinenverordnung: Was ab 2027 gilt und was Sie vor der Beauftragung klären
Kai Wissmann
Leiter Marketing & Vertrieb
Nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 dürfen Hersteller die Betriebsanleitung einer Maschine ab dem 20. Januar 2027 digital bereitstellen, müssen es aber nicht. Die digitale Betriebsanleitung ist an Bedingungen gebunden, die über Jahre gelten: Zugangshinweis an der Maschine, ein druck- und speicherbares Format, mindestens zehn Jahre online und Papier auf Verlangen (Quelle: Verordnung (EU) 2023/1230, konsolidierte Fassung, EUR-Lex).
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ist die neue EU-Verordnung über Maschinen. Sie ist seit dem 19. Juli 2023 in Kraft, gilt ab dem 20. Januar 2027 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und ersetzt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.
Für technische Redaktion, Service und Produktmanagement heißt das: Wer die Anleitung digital bereitstellt, legt sich auf einen Betrieb fest, der mindestens zehn Jahre läuft. Vor der Beauftragung eines Dienstleisters sollten Sie deshalb vor allem klären, wer was verantwortet und was passiert, wenn der Anbieter wechselt oder nicht mehr existiert.
Was sich am 20. Januar 2027 für die Betriebsanleitung ändert
Die neue Maschinenverordnung löst die Maschinenrichtlinie ab. Als EU-Verordnung gilt sie in allen Mitgliedstaaten im selben Wortlaut und muss nicht erst in nationales Recht umgesetzt werden. Für die Dokumentation ist die wichtigste Neuerung Artikel 10 Absatz 7: Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.
Auch am Inhalt der Anleitung ändert sich etwas. Sie enthält die EU-Konformitätserklärung selbst oder die Internetadresse beziehungsweise einen maschinenlesbaren Code, unter dem die Erklärung abrufbar ist (Anhang III, Abschnitt 1.7.4.2). Wie bisher muss sie das Produktmodell, zu dem sie gehört, klar beschreiben (Artikel 10 Absatz 7).
Für Maschinen, die vor dem 20. Januar 2027 nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht werden, verlangt die Verordnung keine neue Anleitung. Die Mitgliedstaaten dürfen die Bereitstellung von Produkten nicht behindern, die vor dem 20. Januar 2027 nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden (Artikel 52). Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die einzelne Maschine in Verkehr gebracht wird, nicht der Vertragsabschluss.
Die Bedingungen für die digitale Betriebsanleitung
Stellen Sie die Betriebsanleitung digital bereit, verlangt Artikel 10 Absatz 7 der EU-Maschinenverordnung Folgendes:
- Zugangshinweis: Auf der Maschine steht, wie man die digitale Anleitung erreicht. Nur wenn das nicht möglich ist, genügen die Verpackung oder ein Begleitdokument.
- Druck- und speicherbar: Der Nutzer kann die Anleitung ausdrucken, herunterladen und auf einem Gerät speichern, damit er auch bei einem Ausfall der Maschine darauf zugreifen kann.
- Laufzeit: Die Anleitung bleibt während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine online zugänglich, mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
- Papier auf Verlangen: Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, erhält er sie innerhalb eines Monats kostenlos.
- Sicherheitsinformationen: Kann die Maschine vorhersehbar auch von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden, liegen die für Inbetriebnahme und sichere Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen auf Papier bei.
- Sprache: Anleitung und Sicherheitsinformationen liegen in einer Sprache vor, die der jeweilige Mitgliedstaat festlegt, und müssen klar, verständlich und lesbar sein.
Die Pflicht, die Anleitung herunterladen und speichern zu können, gilt ausdrücklich auch dann, wenn die Anleitung in die Software der Maschine eingebettet ist: Eine Fassung nur im Bedienfeld reicht nicht, sie muss sich zusätzlich herunterladen und speichern lassen. Und die Laufzeit bindet Sie an einen Betrieb über mindestens zehn Jahre, bei Anlagen mit langer Lebensdauer deutlich länger.
Wie die Umsetzung aussieht
Digitale Anleitungen mit QR-Zugang an der Maschine, PDF-Fassung und Betrieb über mindestens zehn Jahre. Aus denselben Daten entstehen Service- und Schulungsinhalte.
Was bei Ihnen als Hersteller bleibt
Inhalt und Konformität der Betriebsanleitung verantwortet der Hersteller, daran ändert die digitale Form nichts. Welche Schritte, Warnhinweise und Grenzwerte in die Anleitung gehören, legt Ihre technische Redaktion fest. Ein Dienstleister bereitet diese Inhalte auf, stellt sie bereit und betreibt die Plattform.
Ein PDF auf der Website erfüllt einen Teil der Bedingungen, löst aber das Pflegeproblem nicht. Bei jeder Produktänderung wird es neu gesetzt, übersetzt und verteilt. Wie ein digitaler Ansatz diesen Aufwand verringert, beschreibt unser Beitrag zur digitalen Montageanleitung mit einem Video für viele Sprachen.
Grundlage sind in der Regel vorhandene CAD-Daten aus der Konstruktion. Wie daraus Ansichten für den Browser entstehen, steht im Beitrag CAD-Daten als WebGL-Vertriebstool nutzen.
Zwei Beispiele aus unseren Projekten: Bei PROMOTEC MISCHLER führt ein QR-Code auf der Verpackung zur digitalen Montageanleitung für Mischtechnik, dort reicht ein Video für mehrere Sprachen. Die digitale Montageanleitung für Automatisierungstechnik der ZIMMER Group ist mehrsprachig, offline nutzbar und wird über ein CMS gepflegt.
Über die Bedingungen hinaus: Service und Schulung aus denselben Daten
Viel Arbeit steckt in der Aufbereitung: Schrittfolge festlegen, Ansichten aus den CAD-Daten erzeugen, Texte in die benötigten Sprachen bringen. Diese Arbeit lässt sich mehrfach nutzen.
Ansichten und Texte der Anleitung können Servicetechniker auch durch Wartung und Reparatur führen, offline beim Kunden. Als Schulungsinhalt können sie neuen Technikern, Händlern und Bedienern helfen, eine Maschine kennenzulernen, bevor sie davorstehen. Wer die Anleitung für 2027 aufbereitet, sollte Service und Akademie früh dazuholen, denn die Abläufe für Wartung und Schulung kommen von dort.
Wie das umgesetzt aussieht, zeigt VISIONSBOX auf der Seite zu digitalen Anleitungen für Montage, Service und Schulung.
Checkliste: Was Sie vor der Beauftragung klären
Die folgenden Fragen können Sie jedem Anbieter stellen. Sie folgen den Bedingungen der Maschinenverordnung und den Stellen, an denen digitale Anleitungen im Betrieb scheitern.
Verantwortung
- Wer verantwortet Inhalt und Konformität, und wo endet die Leistung des Dienstleisters?
Recht und Zugang
- Gibt es je Anleitung, Sprache und Version eine Fassung, die man herunterladen, drucken und speichern kann?
- Wie kommt der Nutzer an die Anleitung: über einen Hinweis und QR-Code an der Maschine, je Maschinentyp oder je Seriennummer?
- Funktioniert der Zugang auch, wenn die Maschine gestört ist oder vor Ort kein Netz verfügbar ist?
Montage und Service finden in Hallen und beim Kunden statt, selten mit stabilem WLAN. Eine Anleitung, die nur online funktioniert, fehlt genau dann, wenn sie gebraucht wird.
Laufzeit und Absicherung
- Für wie lange sagt der Anbieter die Verfügbarkeit zu: für die voraussichtliche Lebensdauer, mindestens zehn Jahre? Und was kostet der Betrieb über diese Zeit?
- Bleibt die Fassung, die mit einer Maschine ausgeliefert wurde, abrufbar, wenn neue Versionen erscheinen?
- Auf welcher Domain liegen die Anleitungen, auf Ihrer oder auf der des Anbieters?
- Erhalten Sie jederzeit einen vollständigen Export in offenen Formaten, auch für den Fall, dass es den Anbieter nicht mehr gibt?
Die QR-Codes kleben jahrelang auf den Maschinen. Liegen die Anleitungen unter einer Adresse des Anbieters, hängen alle Codes im Feld an diesem Vertrag. Unter einer eigenen Subdomain wie anleitung.ihrefirma.de können Sie den Anbieter wechseln, ohne einen Aufkleber zu tauschen.
Pflege
- Wer pflegt Änderungen und Sprachen? Gibt es eine Freigabe und ein Änderungsprotokoll?
- Wie laufen die Papierfassung auf Verlangen und die Sicherheitsinformationen auf Papier?
Bei Anleitungen mit Video lohnt eine Rückfrage zur Mehrsprachigkeit. Ein sprachunabhängiges Video, zu dem die Texte je Sprache aus dem CMS eingeblendet werden, erspart bei jeder Produktänderung die Neuproduktion pro Sprache. Fragen Sie außerdem, ob Ihr Team Texte und Sprachen selbst im CMS ändern kann oder ob jede Änderung über den Anbieter läuft.
Weiterverwendung (optional)
- Optional, über die Verordnung hinaus: Lassen sich die aufbereiteten Ansichten und Texte auch für Service und Schulung nutzen, mit geschütztem Zugang für Techniker und Händler?
Daten und Kosten
- Welche Daten entstehen beim Aufruf der Anleitung, wie werden sie ausgewertet und wo werden sie gehostet?
- Wie ist der Preis aufgebaut: Einrichtung, Aufwand je Anleitung und Betrieb pro Jahr über die gesamte Laufzeit?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, weil der Aufwand vor allem von Ihrem Bestand abhängt: Anzahl der Schritte und Sprachen, Zustand der CAD-Daten und ob die Schrittfolge schon fachlich freigegeben ist. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn die Betriebskosten über die volle Laufzeit darin stehen.
Was absehbar noch kommt
Die EU will Produktvorschriften weiter digitalisieren. Rat und Parlament haben sich am 9. Juni 2026 vorläufig auf ein Änderungspaket geeinigt, das auch die Maschinenverordnung betrifft. Die EU-Konformitätserklärung wird dann digital erstellt, und der Maschine liegt statt einer Kopie eine Internetadresse oder ein maschinenlesbarer Code bei, über den die Erklärung direkt abrufbar ist. Außerdem geben Hersteller einen digitalen Kontakt an, auch in der Betriebsanleitung (Quelle: Rat der EU, Dokument 10980/26).
Diese Änderungen sollen 30 Monate nach Inkrafttreten der Änderungsverordnung gelten, nach heutigem Stand also frühestens 2029. Die Bedingungen aus Artikel 10 Absatz 7 bleiben unverändert. Neu vorgesehen ist: Verlangt anderes EU-Recht für eine Maschine einen digitalen Produktpass, soll die digitale Betriebsanleitung ausschließlich dort bereitgestellt werden.
Für Maschinen ist ein solcher Produktpass derzeit nicht absehbar. Sie gehören nicht zu den vorrangigen Produktgruppen im Arbeitsplan 2025–2030 zur Ökodesign-Verordnung (Quelle: EU-Kommission, Arbeitsplan Ökodesign 2025–2030).
FAQ: digitale Betriebsanleitung und Maschinenverordnung
Stand September 2026. Die Antworten ersetzen keine Rechtsberatung.
Nein. Die Maschinenverordnung erlaubt ab dem 20. Januar 2027, die Betriebsanleitung digital bereitzustellen, schreibt es aber nicht vor. Die Papieranleitung bleibt zulässig.
Die Verordnung (EU) 2023/1230 ist seit dem 19. Juli 2023 in Kraft und gilt ab dem 20. Januar 2027. Eine Übergangsfrist nach dem 20. Januar 2027 gibt es nicht: Wer ab diesem Tag eine Maschine in Verkehr bringt, muss die Verordnung erfüllen. Maschinen, die vorher nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter bereitgestellt werden (Artikel 52).
Während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Ist die voraussichtliche Lebensdauer länger, etwa 20 Jahre, gilt diese längere Frist.
Nur auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs, dann kostenlos innerhalb eines Monats. Kann die Maschine vorhersehbar auch von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden, liegen die wesentlichen Sicherheitsinformationen zusätzlich auf Papier bei.
Die Pflicht, die Anleitung online zugänglich zu halten, liegt beim Hersteller, nicht beim Dienstleister. Sichern Sie sich deshalb vertraglich einen vollständigen Export in offenen Formaten und legen Sie die Anleitungen auf eine Domain, die Ihnen gehört. Dann können Sie sie selbst oder bei einem anderen Anbieter weiter bereitstellen.
Artikel 52 legt fest, dass die Mitgliedstaaten die Bereitstellung von Maschinen nicht behindern dürfen, die vor dem 20. Januar 2027 nach der Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden. Eine Nachrüstpflicht für die Anleitung ergibt sich daraus nicht. Ob ein späterer Umbau die neuen Regeln auslöst, sollten Sie mit Ihren CE-Verantwortlichen klären.
Fazit: Die digitale Betriebsanleitung ist eine Entscheidung für mindestens zehn Jahre
Ab 2027 darf die Betriebsanleitung digital sein. Die meisten Bedingungen sind technisch einfach. Anspruchsvoll ist die Frist: Jede Anleitung muss mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten Maschine abrufbar bleiben, für die sie gilt. Wer vor der Beauftragung Verantwortung, Domain, Export und Betriebskosten klärt, bekommt vergleichbare Angebote und eine Anleitung, die auch in zehn Jahren noch erreichbar ist.
Welche Formate wir für Montage, Service und Schulung umsetzen, steht auf der Leistungsseite zu digitalen Anleitungen.
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Wir sehen uns Ihre Anleitungen und CAD-Daten an und sagen Ihnen, was für die digitale Bereitstellung fehlt und was sich daraus für Service und Schulung machen lässt.